Kundenprojekte

STULZ

Die STULZ GmbH setzt SAP in den Bereichen Finanz- und Rechnungswesen sowie Controlling mit 30 Anwendern ein. Zur Ablösung stand Steeb SC/400.

Kundennutzen

• Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse
• Bessere Qualität in der Buchhaltung

STULZ - Das Unternehmen

Stulz ist eines der weltweit führenden Unternehmen für die Klimatisierung von Telekommunikations- und IT-Räumen. Auf die ausgefeilte Technik vertrauen u.a. Kunden wie Siemens und die Bank von England. Heute beschäftigt das seit 1947 bestehende Unternehmen mehr als 1.000 Mitarbeiter in Deutschland, Europa und den USA. 

Wie nahezu alle mittelständischen Firmen hat auch Stulz mit starkem Wettbewerb zu kämpfen: »Aufgrund der hohen Energiepreise muss uns der Spagat zwischen hoher Leistung und geringem Stromverbrauch gelingen.«, schildert Möller die Herausforderungen. »Angesicht der hohen Strompreise sind für die Kunden unsere energieeffizienten Lösungen ein großes Plus.

Weitere Erfolgsfaktoren sind ein gutes Preis-/Leistungsverhältnis und hohe Service-Verfügbarkeit.« Für die Produktentwicklung setzt Stulz auf neueste Technologien, organisatorisch steht die Business Process Optimisation (BPO) ganz oben auf der Prioritätenliste.

Das SAP-Projekt

Die Geschäftsprozessoptimierung ist für Stulz nichts Neues: Seit 1991 war im Finanz- und Rechnungswesen das System Steeb SC/400 im Einsatz, das jedoch den gestiegenen Anforderungen von Stulz nicht mehr entsprach. »Das neue System sollte das Finanz- und Rechnungswesen sowie Controlling abdecken, international einsetzbar sein und das Produktionsplanungssystem Infor AS mit allen Stamm- und Bewegungsdaten über Schnittstellen anbinden«, erklärt Wilhelm Möller. Weiterhin wurden, mit Blick auf die Zukunft, alle Funktionen eines PPS gefordert.

Von den drei »harten« Kandidaten Infor, SoftM und SAP machte schließlich die mySAP Business Suite das Rennen, deren Module FI (Finanz- und Rechnungswesen) und CO (Controlling) eingeführt und auf einer ebenfalls neuen Hardware, der IBM iSeries 810, implementiert werden sollten. 

Entscheidungskriterien waren die Funktionalität im Buchhaltungsumfeld und Sicherheit des Systems, die Integrationsfähigkeit in die internationale Stulz-IT, die Zukunftsperspektive und die grafische, leicht erlernbare Benutzeroberfläche. 

Nun war noch die Frage nach dem Systemhaus für die Einführung zu beantworten: »Steeb hat uns ein sehr attraktives Angebot gemacht. Neben dem Preis, der die Sicherung der bisher getätigten Investition beinhaltete, war es vor allem das Know-how, von dem wir uns bei Steeb in den SC/400-Zeiten überzeugt hatten. Auch musste das alte System sauber in das neue migrieren. Dafür hatte Steeb bereits Erfahrung. Dazu kam, dass die Wege zwischen der Steeb-Geschäftsstelle in Hamburg und Stulz kurz waren«, erklärt Wilhelm Möller.

SAP auf eigener Hardware

Aus Sicherheits- und Performance-Gründen sollte das SAP-System auf einem dedizierten Server mit integrierter Datenbank implementiert werden. Die Wahl fiel auf das Midrange-System IBM iSeries 810 mit dem integrierten Datenbanksystem DB2. »Das OS/400 Betriebssystem ist sehr leistungsfähig, ausfallsicher und skalierbar, so dass wir auch größere Datenmengen gut bewältigen können«, so Möller.

Interdisziplinäre Zusammenarbeit

Im Februar 2004 begann das Einführungsprojekt, an dem je vier Stulz-Mitarbeiter aus den betriebswirtschaftlichen Fachbereichen und vier aus der IT beteiligt waren. Drei Steeb-Berater waren vor Ort, drei weitere wurden zeitweilig einbezogen. Dazu kamen drei Infor-Spezialisten. Die übergreifende Koordination der Teilprojekte wurde von Stulz übernommen.

Das Customizing der SAP-Standards auf die Kundenanforderungen bestand darin, alle Features und Anwendungsmöglichkeiten der bisherigen Finanz- und Controlling-Welt bei Stulz abzubilden und mit Infor AS zu verbinden, ohne dabei die SAP-Standards zu ändern. Dafür definierten die Fachabteilung gemeinsam mit den IT-Kollegen und dem Beraterteam in Workshops die Anforderungen. Ein Beispiel dafür ist der Wareneingang: Die Lieferung wird in Infor AS erfasst, in das SAP System übernommen und nach der Rechnungsprüfung automatisch in SAP verbucht - die bisherige Erfassung der Lieferantenrechnung entfällt.

Zum Projektstart wurden Key-User festgelegt, in deren Verantwortungsbereich die Abstimmung der Funktionalitäten, die Tests und die Schulungen der entsprechenden Mitarbeiter fallen sollten. »Die interdisziplinäre Zusammenarbeit ist im Mittelstand nicht immer ausgeprägt. Sie hatte den Vorteil, dass alle Beteiligten von Anfang an mit großem Verantwortungsbewusstsein dabei waren«, so Wilhelm Möller. Die größte Herausforderung des Projektes war die Anbindung von Infor AS. 

Es sollte als führendes Stammdatensystem für alle operativen Bereiche  dienen. Prinzipiell gibt es dafür zwar die IDoc-Technologie als technische Plattform für den Datenaustausch in Unternehmen. Da es aber weder bei SAP noch bei Infor AS komplette Standardschnittstellen für Stamm- und Bewegungsdaten gab, mussten diese durch qualifizierte Programmierer neu erstellt oder angepasst werden. Eine weitere Schnittstelle war für das Electronic Banking erforderlich, um Kontobewegungen direkt verbuchen zu können. »Die Schnittstellenthematik stellte einen erheblichen Aufwand dar und hat uns während des gesamten Projektes begleitet«, erinnert sich Möller.

Effizienter, schneller, weniger Fehler

Die Umstellung auf SAP verlief aufgrund der in einem aufwändigen Vorbereitungsprojekt optimierten Datenqualität, der präzise arbeitenden Schnittstellen und der mehrfachen Tests Ende 2004 reibungslos, das Gesamtprojekt konnte innerhalb des vereinbarten Zeit- und Investitionsbudgets fertig gestellt werden. Und auch der Betrieb bringt die geplanten Vorteile: Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse und bessere Qualität in der Buchhaltung. Da Infor AS jetzt das führende Stammdatensystem ist, haben die angeschlossenen Bereiche identische Daten.

Für den Erfolg nennt Wilhelm Möller noch weitere Gründe: »Wir wurden von Steeb von Anfang an hervorragend beraten. So haben wir uns im ersten Schritt auf die beiden Module FI und CO beschränkt. Zudem verfolgten wir die Philosophie, keine Änderungen in den Standards durchzuführen. Das wird uns auch in der Zukunft zugute kommen, weil neue Releases ohne Programmieraufwand direkt übernommen werden ­kön­nen.« Die zweite Pha­se ist schon projektiert: Bis Ende 2006 soll auch die Kos­­ten­träger­­­rechnung im SAP-System ab­ge­bildet wer­den.