Kundenprojekte

ARGO-HYTOS

Die ARGO-HYTOS-Gruppe setzt SAP ERP seit 2007 in Deutschland, Schweiz und Frankreich ein. Danach erfolgte ein mehrstufiger internationaler Roll-Out. Abgelöst wurden Bäurer, Exakt und Sage.

Kundennutzen

• einheitliche Geschäftsprozesse und Daten
• homogene Datenbasis
• Ablösung von Insellösungen

ARGO-HYTOS - Das Unternehmen

Die ARGO-HYTOS-Gruppe zählt zu den internationalen Marktführern im Bereich industrielle und mobile Hydrauliksysteme. Das Familienunternehmen entwickelt und produziert Standardkomponenten und individuelle Systemlösungen in den Bereichen Filtertechnik und Fluid Management, Sensor- und Messtechnik sowie der Steuer- und Regelungstechnik.

In drei Produktionswerken in Deutschland, Tschechien und Indien sowie zahlreichen internationalen Vertriebsgesellschaften sind über 1.200 Mitarbeiter für ARGO-HYTOS tätig.

Das SAP-Projekt

Ein Unternehmen, zahlreiche internationale Niederlassungen und eine Vielzahl von IT-Systemen, die nicht miteinander kommunizieren konnten. Die mittelständische ARGO-HYTOS-Gruppe löste das Dilemma mit einem globalen Rundumschlag. Der weltweit tätige Hersteller von Hydrauliksystemen wechselte unternehmensweit auf SAP ERP und schuf so einheitliche Geschäftsprozesse und Daten.

International aufgestellte Unternehmen stehen meist vor zwei Herausforderungen. Die eine ist menschlicher Natur und basiert auf landestypischen Eigenheiten und kulturellen Gepflogenheiten. Sie lässt sich mit der Frage umschreiben: Wie schaffe ich eine gemeinsame Unternehmenskultur über Landesgrenzen und sogar Kontinente hinweg?

Die zweite ist organisatorischer Natur und hat dennoch viel mit ersterer zu tun: Wie erzeuge ich einheitliche Geschäftsprozesse und Daten, die von allen Niederlassungen weltweit gepflegt und genutzt werden? Diesen beiden Herausforderungen stellte sich die ARGO-HYTOS-Gruppe in ihrem Projekt "ARGO-HYTOS Global Process System (AH GPS)". Der weltweit agierende Hersteller von industriellen und mobilen Hydrauliksystemen löste in diesem Projekt die Mammutaufgabe, einen globalen SAP-Roll-Out in den Niederlassungen zu planen und durchzuführen. Keine leichte Aufgabe, wie sich gleich zu Beginn zeigen sollte.

Insellösungen rund um den Globus

"Sowohl unsere drei Produktionsstandorte in Deutschland, Tschechien und Indien als auch unsere weltweit angesiedelten Vertriebsniederlassungen hatten Softwaresysteme unterschiedlicher Hersteller im Einsatz. Wir hatten fast alle am Markt existierenden Softwarelösungen in unserem Hause, wobei kein System zweimal zu finden war. Im Einsatz waren unter anderem KIFOS von Bäurer, Exact, Sage KHK sowie regionale Microsoft-Produkte", beschreibt Kai Sievers, CFO/CIO und somit Verantwortlicher für die IT, bei ARGO-HYTOS die Situation vor dem Projekt AH GPS. Dies war besonders deshalb problematisch, weil die Systeme nicht miteinander vernetzt waren und keine gemeinsame Datenhaltung existierte.

So mussten die Daten umständlich über Tabellen oder Text-Dateien hin und her geschickt und in das jeweilige System eingepflegt werden. Zwar hätten die Vertriebsniederlassungen zusammen mit den gelieferten Produkten auch die dazugehörigen Daten bekommen, genutzt hätten sie sie aber nicht. "Unsere Produkte haben wir häufig viermal im System der Schwestergesellschaften gefunden, jeweils in unterschiedlichen Schreibweisen", ergänzt der Projektverantwortliche für AH GPS. Grund für diese heterogene System- und Datenlandschaft war die stark dezentrale Ausrichtung der Niederlassungen, die als eigenständige Auslandsgesellschaften organisiert sind. Eine Herausforderung gleich zu Beginn des Projektes sei es daher auch gewesen, die Verantwortlichen in den Niederlassungen und auch die Mitarbeiter vor Ort für die Umstellung zu motivieren. Letztlich habe aber insbesondere die geplante gemeinsame Datenhaltung überzeugt. Die dadurch erreichbare Optimierung der Lieferanten- und Kundenbeziehungen durch mehr Transparenz hinsichtlich der Kosten und Machbarkeit sei ausschlaggebend für die unternehmensweite Unterstützung gewesen.

SAP schafft homogene Datenbasis

Die Fähigkeit zur gemeinsamen Datenhaltung war daher auch der Hauptaspekt bei der Auswahl eines geeigneten Softwareanbieters. "Wichtig war uns außerdem die Investitionssicherheit des Anbieters, also eine langfristige Perspektive. Und auch, dass die Software in allen für uns wichtigen Landesversionen verfügbar, Unicode-fähig und an länderspezifische Anforderungen anpassbar ist. SAP überzeugte uns in diesen Punkten am meisten", begründet Sievers die Entscheidung für SAP ERP. SAP-Lösungen sind in mehr als 120 Ländern der Erde installiert und in mehr als 40 Sprachversionen erhältlich. Der universelle Zeichensatz Unicode ermöglicht es, dass die Daten in allen Sprachen - auch in asiatischen Schriftzeichen - angezeigt werden können. Über die Sprachanmeldung steuern Anwender aus verschiedenen Ländern nicht nur die Darstellung der Benutzeroberfläche sondern sie können anschließend auch die Daten in ihrer Sprache eingeben. Diese werden in einer einheitlichen Datenbank abgespeichert, müssen nicht umständlich übersetzt werden und sind jederzeit in allen Niederlassungen auf dem aktuellsten Stand abrufbar.

Für die Beratung und Implementierung beauftragte ARGO-HYTOS den SAP-Lösungsanbieter Steeb Anwendungssysteme GmbH, der bereits zahlreiche internationale Roll-Out-Projekte bei mittelständischen Unternehmen begleitet hatte. Entscheidend für diese Wahl waren neben der Mittelstandsausrichtung auch die Beraterkapazitäten bei Steeb. "Wichtig war uns, dass eine kritische Masse an Beratern vorhanden war. Damit ein Spezialist im Bedarfsfall auch ausgewechselt werden kann. Darüber hinaus überzeugten uns Branchenerfahrung und Kundenreferenzen von Steeb", erläutert Sievers. Auch der Umstand, dass Steeb selbst und das Mutterhaus SAP ein sehr gutes Partnernetzwerk im In- und Ausland haben, sei mitentscheidend gewesen. "So konnten wir sicher sein, immer einen verlässlichen Partner vor Ort zu bekommen. Die gute Beratung im Vorfeld und die Flexibilität der Steeb-Berater, uns auch im Ausland vor Ort zu unterstützen, führte dazu, dass wir Steeb auch die Wartung des ERP-Systems übertrugen", ergänzt der IT-Verantwortliche.

Schnelle Einführung durch Standard-Prozesse

Die Zusammenarbeit mit Steeb startete mit einem Kick-Off-Meeting, an dem die deutschen, tschechischen und französischen Hauptanwender teilnahmen. Die Hauptprozesse wurden mittels Standard-Vorlagen (Templates) abgebildet, die Vertrieb, Produktion und eine vereinfachte Produktionsplanung (PP light) beinhalteten. "Die Hauptprozesse entsprachen zu 99 Prozent dem Standard, so dass nur wenige Zusatzfelder eingesetzt werden mussten. Diese Vorgehensweise ist gerade bei komplexen globalen Einführungsprojekten unbedingt zu empfehlen", rät Sievers.

Eine Besonderheit dieses Einführungsprojektes war die Vereinheitlichung der Materialstammdaten im Vorfeld. Die bisher verwendete "sprechende" Artikelnummer wurde dabei durch eine Zählnummer abgelöst, die mit entsprechenden Feldern verknüpft wurde. Beispielsweise markierten bisher die letzten vier Stellen der alten Artikelnummer die Farbe des Typenschildes. Nun ist es möglich, über dieses Feld zu suchen, ohne die entsprechende Nummerncodierung zu kennen. Es wurden 400 Klassifizierungen als Vorgabe für die individuelle Artikelbenennung geschaffen, die nur Mitarbeiter aus dem Materialmanagement ändern können. So ist auch langfristig eine unternehmensweit einheitliche Datenbasis gewährleistet.

Nach drei Monaten war bereits die Phase der Analyse und Dokumentation der Geschäftsprozesse abgeschlossen und die Entwicklung des Prototyps konnte beginnen. Die Hauptanwender wurden in dieser Zeit bereits von Steeb in die Benutzung des Systems eingeführt, sodass diese später in den Auslandsgesellschaften als Multiplikatoren wirken konnten. Zwei der Niederlassungen, Deutschland und Frankreich, sollten dann unmittelbar von den Anwendungen für Materialmanagement, Vertrieb, Produktionsplanung, Controlling, Finanzwesen, Lagerverwaltung und Kundenservice profitieren können.

Deutschland und Frankreich legen vor...

"Der Echtstart in Frankreich und Deutschland verlief insgesamt erfolgreich. Wir hatten im Vorfeld mit der Datenqualität zu kämpfen, daher verlief die Anpassung von einzelnen Feldern - z.B. Arbeitsplantext - aufwändiger als geplant. Doch nach der ERP-Umstellung waren lediglich wenige Produktionstage etwas beeinträchtigt", so der IT-Leiter. Es gab dabei kleinere Unwägbarkeiten in der Materialversorgung, wodurch sich die Lieferzeiten der Endprodukte etwas erhöhten. "Das stellte jedoch kein Problem dar, da unsere Kunden mit Puffern planen. Die Schwierigkeiten, wie sie sich bei jedem größeren IT-Projekt ergeben, hatten wir bald im Griff", berichtet Sievers.

...Italien, England, Schweden und Holland ziehen nach

Dass sich landestypische Besonderheiten auch in einem internationalen Roll-Out-Projekt widerspiegeln, zeigte sich bei Projektbeginn in Italien. Der ursprünglich für den Juni geplante Echtstart musste in den "Heiligen Monat" August verschoben werden. In Italien stehen im August jedoch wegen der Urlaubszeit alle Räder still. "Wir haben dann das Projekt mit eingeschränkter lokaler Unterstützung durchgezogen", beschreibt Sievers die Problematik. Eine weitere Herausforderung beim italienischen Roll Out waren die Abbildung rechtlicher Besonderheiten, beispielsweise in der Umsatzsteuer und der Einkommensteuer. Gelöst wurden diese durch den lokalen Steeb-Partner Sys, der das ERP-System an die besonderen gesetzlichen Anforderungen anpasste.

In England startete das Projekt dagegen reibungslos im April und konnte im September wie geplant live geschaltet werden. Nach Zeitplan verlief der Roll Out auch in Schweden und Holland. Beide starteten am 1. Oktober 2007 und wurden zum 1. Januar 2008 live geschaltet. Sehr gute Erfahrungen habe man mit den Teams aus Steeb-Beratern und deutschen Hauptanwendern (Key Usern) gemacht, die in allen Ländern die Echtstarts intensiv begleiteten. Ein unternehmensweiter interner Newsletter förderte darüber hinaus den Zusammenhalt der Niederlassungen. ?So waren alle auf einem aktuellen Informationsstand und konnten von den Erfahrungen der anderen Länder profitieren. Und auch das Engagement der jeweiligen Mitarbeiter wurde durch eine positive Darstellung der Niederlassungen belohnt?, erläutert der IT-Leiter.

Herausforderung Tschechien

Die größte Hürde im gesamten Projekt ist das Roll-Out in der Produktionsstätte in Tschechien. In der mit 600 Mitarbeitern größten Gesellschaft der Gruppe ist ein altmodisch erscheinendes, mit Fortran entwickeltes System im Einsatz, das nur noch von zwei Mitarbeitern programmiert werden kann. Bereits jetzt ist absehbar, dass es insbesondere in der Personalwirtschaft einige Abweichungen vom Standard geben wird, so dass statt bisher 99 Prozent ungefähr 90 Prozent im Standard abgebildet sind.

Blick in die Zukunft

Noch sind nicht alle Niederlassungen an SAP ERP angebunden. Eine weitere Herausforderung wird die Implementierung in der neuen Produktionsstätte in Indien, die in 2009 angebunden werden soll. Auch die beiden Niederlassungen in China sollen 2009 auf das neue ERP-System umgestellt werden. Doch damit nicht genug: Sobald alle Niederlassung angebunden sind, soll es an die Erweiterung des Systems gehen. Beispielsweise stehen Projektplanung, CRM und auch Absatz- und Vertriebsplanung auf der Wunschliste. Aufgrund der einheitlichen IT-Strukturen lässt sich künftig auch die interne IT-Unterstützung zentralisieren. Die begrenzten Personalressourcen werden dadurch effizient eingesetzt. Daher soll ein eigenes SAP-Kompetenzzentrum eingerichtet werden. So ist zertifiziertes Prozess-Know-how im Unternehmen gewährleistet und als positiver Nebeneffekt reduzieren sich auch die Wartungsgebühren.

International gut aufgestellt

Bisher scheint die globale Mammutaufgabe durch das Projekt AH GPS gut gelöst. "Zum momentanen Zeitpunkt können zwar noch keine validen Aussagen getroffen werden, da noch nicht alle Niederlassungen an das ERP-System angebunden sind", resümiert Sievers. "Die Tendenz zeigt aber, dass sich einiges verbessert hat". So seien die Lieferzeiten nach anfänglichen Schwankungen unternehmensweit sehr stabil. Tschechien erhoffe sich sogar eine Verkürzung der Lieferzeiten durch SAP. Deutlich seien die Erfolge im Reporting. "Mit SAP ERP haben wir durch unternehmensweit transparente Prozesse eine erheblich schnellere Aussagefähigkeit erreicht", bemerkt der Projektverantwortliche. Die erhöhte Transparenz sei aber auch auf Seiten der Kunden spürbar. Beispielsweise lasse sich nun schneller werksübergreifend sagen, ob ein Kundenwunsch technisch, in der geplanten Zeit und zu den geplanten Kosten machbar ist.

Dass das Projekt bisher so erfolgreich lief, sei auch der Auswahl der richtigen Partner geschuldet, bemerkt Sievers. Beruhigend sei auch gewesen, sich am SAP-Standard orientieren zu können. "Mit SAP hat man den Vorteil, gleich eine Art Benchmarking zu bekommen. Man kann zwar rechts und links etwas davon abweichen, weiß aber, dass die Standard-Prozesse sich bewährt haben und funktionieren", so Sievers. Und auch in Zukunft fühlt sich der IT-Experte gut gerüstet für weiteres internationales Wachstum. Denn durch das gemeinsame ERP-System sind die Niederlassungen trotz der geografischen Entfernung und der kulturellen Unterschiede näher zueinander gerückt. Und das nicht nur aufgrund der gemeinsamen Datenhaltung. Nicht zuletzt hat die gemeinsam bewältigte Herausforderung des internationalen Roll-Out-Projektes AH GPS eine Art Gemeinschaftsgefühl wachsen lassen. Eine gute Basis für weitere Schritte rund um den Globus.